La procédure de certification

La procédure de certification

En amont de l’audit, l’organisme certificateur adressera à la structure auditée un « plan d’audit ». Ce document détaillera :

• le périmètre de l’audit,
• le déroulement précis de la journée,
• les indicateurs du référentiel qui seront audités,
• ainsi que la liste des personnes rencontrées.

La procédure de certification comprend plusieurs phases :

• Un audit dit « initial », afin de s’assurer que les actions de développement des compétences correspondent aux exigences fixées par la loi. Si c’est bien le cas, la certification est délivrée pour une durée de 3 ans. Cet audit pourra voir sa durée allégée si l’organisme de formation dispose déjà d’une certification présente sur la liste CNEFOP.

L’arrêté du 31 mai 2023 détaille la liste des pièces devant être transmises à l’organisme certificateur dans le cadre de l’audit initial, dont :

• la dénomination de l'organisme et son numéro d'enregistrement au répertoire Sirene (numéro SIREN) ;
• le statut juridique de l'organisme et les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou de la personne physique candidate ;
• le numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité ou la preuve du dépôt de la demande d'enregistrement de la déclaration d'activité datant de moins de trois mois ;
• les catégories d'actions concernées par la certification ;
• une description de l'activité de l'organisme en tant que prestataire d'actions concourant au développement des compétences, précisant les catégories d'actions mises en œuvre et indiquant si l'organisme réalise des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s'il confie la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s'il intervient pour le compte d'un autre organisme de formation ;
• la liste exhaustive des sites dépendant du numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité concernée ;
• un organigramme nominatif et fonctionnel de l'organisme ;
• le cas échéant, les preuves de certifications ou labellisations déjà obtenues, leur validité et périmètre ;
• la période souhaitée pour l'audit ;
• ainsi que le dernier bilan pédagogique et financier.

• Un audit « de surveillance » permettra ensuite de s’assurer que le référentiel est bien appliqué. Cet audit sera réalisé à mi-parcours entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’obtention de la certification. L’audit de surveillance peut être effectué à distance, mais également sur site.
  L’arrêté du 31 mai 2023  liste les indicateurs devant obligatoirement faire l’objet d’une évaluation. Notamment, les indicateurs sujets à une non-conformité, ainsi que les indicateurs n°1, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 17, 19, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 du référentiel. Cela représente en soit, une diminution du nombre d’indicateurs à contrôler par rapport à l’audit initial.
• Enfin, un audit dit « de renouvellement » s’effectuera durant la troisième année, avant l’expiration de la certification.

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L’organisme peut également demander que la certification soit élargie à d’autre types d’actions de développement des compétences (bilans de compétences, VAE, apprentissage...). Pour cela un audit d’extension peut être mis en œuvre. C’est audit s’inscrira dans un périmètre identique à celui de l’audit initial.

Conséquence de la Covid-19, la date limite d’obtention de la certification qualité Qualiopi a été reportée d’une année (passant du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022). Les organismes qui auront été certifiés Qualiopi avant le 1er janvier 2021, verront la durée de validité de cette certification étendue exceptionnellement à quatre ans (au lieu de trois ans). Dans ce cas de figure, l'audit de renouvellement s'effectuera au cours de la quatrième année de validité de la certification, avant son expiration.

La durée des audits

La durée des audits a été fixé par l’arrêté du 6 juin 2019. Sa durée dépend :

• du chiffre d’affaire de la structure,
• du ou des types d’actions proposées,
• et du nombre de sites audités.

L’arrêté du 31 mai 2023 permet d’adapter la durée de l’audit prévu au contrat si le certificateur constate des éléments nouveaux de nature à affecter sa durée.  Ce même arrêté accroît d’une demi-journée l’audit de surveillance pour les organismes qualifiés de « nouveaux entrants ». Pour rappel, un organisme « nouvel entrant » est un prestataire d'actions concourant au développement des compétences qui exerce durant sa première année. Il peut également s’agir d’un organisme qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d'actions (ex. formation, VAE, apprentissage, bilan de compétences).

En cas de non-conformité au référentiel

Durant l’audit initial ou de surveillance, 2 types de non-conformités peuvent être constatées : des non-conformités dites « mineures » et des non-conformités dites « majeures ».

Si un élément de preuve est indisponible et ne permet pas d’attester la conformité au référentiel, l’absence de cet élément entraine une non-conformité.

L’organisme certificateur peut également délivrer une certification uniquement sur le ou les seuls types d’actions répondants totalement au référentiel, et demander à poursuivre ses investigations concernant d’autres types d’actions de formation ne répondant pas eux, entièrement au référentiel.

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Une non-conformité mineure, implique au prestataire d’actions concourant au développement des compétences, l’établissement et la mise en œuvre d’un plan d’action sur 6 mois. Ce plan d’action est alors adressé à l’organisme certificateur. Si la non-conformité n’est pas levée, cette dernière est requalifiée en non-conformité majeure.

Une non-conformité majeure caractérisée au cours de l’audit initial, doit entrainer la mise en place d’actions correctives sous 3 mois. L’organisme certificateur dispose alors d’un mois pour vérifier et prendre une décision relative à la certification.

Une non-conformité majeure caractérisée au cours de l’audit de surveillance ou durant l’audit de renouvellement, entraine la mise en place d’actions correctives sous les 3 mois. L’organisme certificateur dispose alors de 3 mois supplémentaires pour observer l’instauration d’actions correctives.

La constatation de 5 non-conformités mineures entraine la même sanction qu’une non-conformité majeure, soit : la mise en œuvre d’un plan d’actions correctives, l’interruption ou le retrait de la certification.

L’arrêté du 31 mai 2023 identifie les indicateurs du référentiel entrainant en cas de non-respect une non-conformité majeure. Il s’agit des indicateurs n° : 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32.

On passe ainsi d’une logique déclarative (dépôt de document sur Datadock) à un audit. Il s’agit alors de prouver la transmission d’informations et l’application effective et opérationnelle de procédures et de démarches.

En cas de fausse déclaration et à l'issue d'une procédure contradictoire, l’organisme certificateur aura la possibilité de retirer ou de refuser la certification Qualiopi.