Le temps : mode d’emploi

Objectifs de la formation

Redéfinir ses priorités pour retrouver la maîtrise de son temps.
Savoir se protéger de l’éparpillement, des dérangements, des sollicitations continuelles.
Maintenir des relations de qualité lorsque le temps se comprime et s’accélère, notamment en situation managériale.
Savoir communiquer de manière optimale en un temps minimal : faire passer efficacement des messages dans l’urgence.

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Redéfinir sa pyramide des priorités

Clarifier sa relation au temps. Analyser ses schémas de fonctionnement, ses rythmes personnels, ses mécanismes de réussite : l’identification de sa zone d’excellence afin de se recentrer sur son « coeur de métier ».
Cartographier ses vraies priorités : la quantification du temps passé en réunion, au téléphone, en RDV, en déplacement… le recentrage sur l’essentiel.
Identifier les obstacles intérieurs à la gestion efficace du temps : les 6 maladies qui contaminent l’organisation.
Identifier les améliorations à mettre en place : l’optimisation des outils existants et l’intégration de nouveaux mécanismes.

Utiliser les bons outils

Optimiser les outils de planification individuels et collectifs : agendas, tableaux de bord, organiseurs…
Gérer un planning en anticipant les imprévus et les goulots d’étranglement : la différenciation de l’urgence, de l’importance et la préférence personnelle.
Choisir l’outil de communication le plus adapté à la situation (entretien, réunion, téléconférence, e-mail, SMS) et faire face à l’inondation des e-mails.
Déléguer de manière optimale : la clarification des objectifs, la précision de l’échéance et des enjeux, l’accompagnement sur le terrain et la validation du résultat.

Optimiser ses relations professionnelles ou managériales

Identifier ses dévoreurs de temps (déplacements, smartphone, bavards impénitents épris d’hémorragies verbales) et protéger sa concentration des interruptions continuelles.
Répondre aux sollicitations de ses collaborateurs : l’équilibre entre le débordement des relations de proximité et la distance des relations formelles.
S’affirmer sereinement dans les échanges : savoir refuser avec tact en adoptant la méthode SADECAP.
Établir des conditions optimales de concentration, même en open space : l’aménagement d’une bulle de protection et l’organisation de son inaccessibilité temporaire.

Communiquer avec concision

Mener un entretien avec concision : la clarté de l’objectif, la précision des attentes, la confirmation par écrit lorsque c’est nécessaire.
Limiter le temps dédié aux entretiens, aux discussions téléphoniques, au flux des mails : l’échange efficace avec les interlocuteurs réellement concernés.
Intégrer une méthode de lecture rapide et relayer l’information pertinente : le recentrage sur l’essentiel.
Adopter les bons réflexes : la non-participation aux réunions interminables et la participation aux briefs et debriefs pertinents.