Base tertiaire : Secrétaire Assistant/e ou Employé/e Administratif/ve et d'Accueil

La formation débute par un module commun aux formations Secrétaire Assistant/e et Employé/e administratif/ve et d’accueil afin de préparer les personnes aux prérequis de la formation qualifiante.
Employé/e Administratif/ve et d'Accueil
L’employé-e administratif-ve et d'accueil est un-e employé-e qui maîtrise les techniques de base administratives à caractère technique, organisationnel et relationnel. Il/Elle utilise les outils bureautiques pour créer, rectifier et mettre en forme les écrits professionnels courants.Il nécessite une utilisation fréquente des outils bureautiques et de communication, ainsi que de progiciels professionnels qui évoluent régulièrement. Cela implique de la part de l'agent une capacité à s'adapter à ces évolutions. Il/Elle participe au suivi des ressources matérielles de la structure, assure photocopies, numérisation, traçabilité et archivage des documents. Il/Elle assure l’accueil des visiteurs et traite les appels téléphoniques, renseigne et prend les messages. Il/Elle est chargé-e du courrier entrant/sortant. Il nécessite des contacts avec le public, ou directs, ou téléphoniques. L'employé/e administratif/ve et d'accueil exerce son activité sous la responsabilité directe d'un hiérarchique et en relation avec les différents services internes et les partenaires externes. Il/Elle organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données et avec réactivité. Il/Elle veille à assurer un environnement d'accueil conforme à la culture de l'entreprise.
Secrétaire Assistant/e
Le/La secrétaire assistant/e est un/e technicien/ne qui effectue de façon autonome les travaux administratifs de son service en appréciant les priorités. Il/Elle assure le secrétariat de son supérieur ou de son service, accueil téléphonique et filtrage d’appels, gestion des rendez-vous, des plannings, organisation des manifestations et déplacements, suivi de dossiers, saisie et présentation de documents, etc... Dans certaines entreprises, il/elle peut être chargé/e de la gestion administrative du personnel et/ou du suivi d’opérations d’achat et de vente. Il/Elle participe à l’élaboration des éléments de décision pour la gestion de l’entreprise. Il/elle est polyvalent/e, sait optimiser les procédures de son service et organiser son poste de travail. L’emploi s’exerce dans un bureau, la plupart du temps sur terminal informatique, dans le cadre d’une organisation définie, en autonomie, en fonction de délais à respecter et résultats à atteindre. Il nécessite des contacts directs ou téléphoniques avec les partenaires internes ou externes de l’entreprise ou du service. L'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils bureautiques et de communication, mais aussi de logiciels professionnels. L'évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence.

Le titre professionnel d'employé-e administratif-ve et d'accueil de niveau V se compose de deux activités types, chaque activité type comportant les compétences nécessaires à sa réalisation. A chaque activité type correspond un certificat de compétences professionnelles (CCP)
CCP –Réaliser les travaux administratifs courants liés aux diverses activités d'une structure

• Compléter et mettre en forme des écrits professionnels courants.
• Saisir, actualiser et contrôler des données liées à son activité.
• Gérer la disponibilité des équipements et suivre les consommables.
• Reproduire, numériser et classer des informations pour le partage et la conservation.

CCP – Accueillir et renseigner les interlocuteurs, contribuer à la diffusion de l'information

• Recevoir, orienter, renseigner le visiteur à l'accueil.
• Traiter les appels téléphoniques, prendre des messages, tenir à jour les agendas.
• Rechercher et transmettre des informations à partir d'une demande.
• Traiter le courrier entrant et sortant.

Le titre professionnel de Secrétaire Assistant/e de niveau IV se compose de deux activités types, chaque activité type comportant les compétences nécessaires à sa réalisation. A chaque activité type correspond un certificat de compétences professionnelles (CCP)
CCP – Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités

• Produire des documents professionnels courants.
• Communiquer des informations par écrit.
• Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement.
• Planifier et organiser les activités de l'équipe

CCP – Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

• Assurer l'administration des achats et des ventes.
• Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes.
• Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale.
• Assurer le suivi administratif courant du personnel.