Secrétaire assistant

Le secrétaire réalise les tâches quotidiennes de secrétariat du service dans lequel il travaille.

Il traite le courrier, répond au téléphone et assure l’accueil. Il élabore tous types de documents (prise de notes, rédaction de compte rendus, synthèses…) et gère l’agenda de son supérieur hiérarchique. Il est le premier contact avec les collaborateurs et les relations extérieures (clients, fournisseurs…).

Selon les domaines d’activité, la taille de l’entreprise, ses compétences et connaissances, le secrétaire peut également être amené à assurer des missions en communication interne et externe, en administration des achats/ventes ou même en comptabilité de premier niveau.

Le secrétaire est quelqu’un de polyvalent, mais il peut être spécialisé dans un domaine : administratif, financier, commercial, etc. Il travaille en relation directe avec un responsable de service ou pour plusieurs personnes.
 

• Organiser son poste et son temps de travail dans son périmètre dans le respect des procédures de l’entreprise et en gérant les urgences et les priorités afin d’atteindre les objectifs de sa mission dans les délais fixés
• Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion dans le respect des règles de conservation et de protection de l'information afin de garantir l’accessibilité par les tiers
• A partir de notes écrites ou d’instructions orales, produire tous types de documents dans le respect des chartes graphiques, des règles de présentation, des règles orthographiques et grammaticales à l’aide de logiciel adapté (traitement de texte et logiciel de présentation), en adaptant la présentation aux personnes en situation de handicap afin d’assurer la lisibilité et la qualité des informations transmises
• Produire / traiter des documents commerciaux entrants et sortants (devis, bon de commande, bon de livraison, facture) en utilisant des outils bureautiques ou un progiciel de gestion commerciale ou CRM/ERP dans le respect des procédures internes et en veillant aux mentions légales obligatoires dans le but de garantir le bon fonctionnement de l’administration des ventes
• Relancer les factures impayées par téléphone, outils numériques et/ou courrier en veillant aux délais légaux, en adoptant une posture et une terminologie adaptée à la gravité du cas et en informant le client de ses obligations afin de limiter les délais d’impayés
• Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale à l’aide de tableur afin de faciliter l’analyse et fournir des aides à la décision à la hiérarchie
• Recenser les besoins en consommables en respectant la politique RSE et en gérant les stocks grâce à un inventaire régulier afin d’éviter les ruptures
• Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit (mail notamment) tout au long du processus d’achat afin maintenir une relation professionnelle avec eux
• Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses – recettes de façon chronologique afin de faciliter le rapprochement bancaire et de communiquer des informations fiables au service comptable
• Effectuer les rapprochements bancaires mensuels en annotant le code des pièces en face de chaque mouvement bancaire afin de vérifier que chaque flux financier a été comptabilisé
• Accueillir des clients internes / externes lors d’accueil en face-à-face ou lors d’appels téléphoniques entrants en langue française dans le respect des règles d’inclusion et en prenant en compte le handicap, en appliquant les règles de filtrage, en adoptant un ton et le langage adapté tout en promouvant l’image de la structure en vue d’orienter la personne ou de restituer les informations recueillies à sa hiérarchie en cas d’absence
• Traiter les demandes d’information, réclamations et litiges de premier niveau en face à face ou au téléphone en visant la satisfaction du client et les intérêts de l’entreprise
• Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens (messagerie, outils partagés), en tenant compte des impératifs des parties prenantes et en assurant le suivi par des relances afin de garantir l’organisation logistique des activités du service
• Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques, en s’assurant du bon fonctionnement des équipements nécessaires et en préparant la documentation / support nécessaire pour garantir le bon déroulement de ceux-ci
• Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules) en ligne ou directement auprès de prestataires en veillant à la bonne gestion du temps et anticipant les imprévus afin de garantir une prestation confortable pour les participants
• Diffuser des données via des outils collaboratifs (mail, forum d’entreprise, newsletter, plateforme collaborative, réseaux sociaux et réseau d’entreprise…) dans l’optique d’optimiser le partage et la gestion de l’information
• Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe en adoptant une stratégie de recherche adapté et efficace sur internet en vue de les exploiter et de restituer des données.
• A partir de prise de notes ou recherche documentaire, exploiter et restituer par écrit le contenu sous une forme adaptée pour les mettre à disposition de destinataires