Assistant de direction

Collaborateur direct d’un service, d’un cadre supérieur ou d’un chef d’entreprise, l'assistant de direction est chargé d’assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction.

Activités visées :

• Collecte et production de l’information
• Gestion de la traçabilité et de la conservation des documents online et offline
• Diffusion collaborative des informations aux différents services de la structure
• Assurance de l’interface entre le manager et ses interlocuteurs
• Organisation des activités quotidiennes d’une ou plusieurs personnes
• Prise en charge de l’organisation d’un évènement (séminaire, colloque, salon professionnel, évènement interne,) ou d’un projet
• Elaboration d’un budget
   

Coordonner le traitement de l’information administrative d’une structure

• Gérer les courriers postaux et électroniques avec une démarche méthodologique afin de permettre la diffusion / conservation des documents
• Elaborer des écrits professionnels dans le respect d’une charte d’entreprise, en considérant l’empreinte environnementale numérique de sa pratique, afin de formaliser l’activité de la structure
• Elaborer des tableaux de reporting et outils d’aide à la décision, via un tableur en prenant en compte les nouvelles modalités digitales, afin d’aider la direction à la prise de décision
• Concevoir les procédures de classement et de recherche de documents, via des outils collaboratifs dans l’optique de faciliter leur accessibilité et exploitation par l’ensemble des collaborateurs
• Pratiquer la Gestion Electronique Documentaire (GED) en utilisant des fonctions de classement et de navigation afin de gérer les documents dans l’organisation
• Définir et faire respecter les circuits de circulation de l’information, en utilisant une méthode spécifique, dans l’optique d’optimiser le fonctionnement de la structure et concevoir des solutions face à des dysfonctionnements
• Diffuser les informations par le biais de l’ensemble des canaux de diffusion (outils collaboratifs, emailing, newsletter …) et en considérant l’empreinte environnementale de chaque action afin d’optimiser le circuit de l’information

Organiser et planifier les activités d’un directeur ou d’une direction

• Représenter l’interface entre le manager / la direction et ses interlocuteurs, en adoptant une posture adaptée à la fonction d’assistant de direction et une attitude courtoise avec les interlocuteurs internes comme externes
• Orienter auprès du bon interlocuteur / bon service tout en assurant un filtrage des appels afin de prendre en charge les appels entrants
• Apporter un premier niveau de réponse écrit comme oral à l’interlocuteur, dans le but d’assurer une continuité de service
• Organiser, planifier et rendre opérationnelles les activités ainsi que les déplacements via des outils bureautiques et collaboratifs, tout en favorisant l’écologie digitale, afin d’alléger leurs activités et d’anticiper leurs besoins
• Optimiser le fonctionnement de l’accueil du service / de la direction, en transmettant des savoir-faire bureautiques et collaboratifs dans l’optique de garantir la satisfaction des interlocuteurs internes / externes

Assister la conduite de projets

• Assister la conduite d’un projet / d’un évènement en utilisant une méthode appropriée, afin de prendre en charge l’organisation et la mise en oeuvre de ses différentes phases (planification et déploiement), en collaboration avec les partenaires internes / prestataires externes
• Participer au management transverse des interlocuteurs internes et externes, via des techniques de communication, afin d’optimiser l’avancement du projet
• Etablir et suivre le budget via un tableur ou un, afin de suivre les dépenses liées à l’évènement, respecter le budget alloué