Secrétaire assistant(e)

Le secrétaire assistant est chargé des activités suivantes :

• Gestion des agendas
• Participation à l'organisation des activités
• Enregistrement et traitement de données
• Exploitation des flux d'informations
• Management de l'information
• Entretien d'un réseau de contacts
• Accueil et orientation des interlocuteurs
• Information des interlocuteurs

Bloc de compétences n°1 : Organiser les activités d'un secrétariat

• Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l'outil de communication dédié (logiciel ) ;
• Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l'entretien afin de rationaliser l'agenda ;
• Prendre les rendez-vous en coordination avec d'autres activités ;
• Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais ; 
• Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie ;
• Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l'aide des moyens de communication dédiés ;
• Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l'aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie ;
• Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d'autorités ou à l'organisation d'une réunion (hébergement, trajets, programme ) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes ) ; 
• Rédiger le compte rendu d'une réunion mentionnant les points majeurs ;
• Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l'activité du service pour faciliter la prise de décision ;
• Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques ;
• Archiver les documents de façon partagée.

Bloc de compétences n° 2 : Traiter les flux d'informations d'un secrétariat

• Traiter l'arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion)
• Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle
• Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé
• Participer à la capitalisation de l'information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde

Bloc de compétences n°3 : Mener les activités de communication d'un secrétariat

• Actualiser un carnet d'adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d'information et de communication afin qu'il puisse être exploité pour s'adresser sans délai à l'interlocuteur idoine ;
• Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l'autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d'information et de communication ;
• Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande
• Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée
• Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes
• Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d'obtenir une réponse
• Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité ;
• Communiquer fidèlement en interne de l'organisme ou vers l'extérieur les informations utiles.