Assistant de direction (Apprentissage)

Assistant de direction (Apprentissage) Picto formation

Objectifs de la formation

L’objectif de la préparation au Titre certifi é Assistant de Direction est de former des professionnels capables d’assurer la coordination entre les équipes au carrefour des différents services d’une entreprise

Pré-requis

Donnée non disponible

Contenu pédagogique

Organiser la participation aux évènements, réunions et séminaires du dirigeant et des équipes en utilisant les outils numériques et collaboratifs pour optimiser les déplacements, coordonner et faciliter le travail de la direction et des équipes dans une démarche respectueuse de la RSE
Gérer les agendas personnels et partagés des responsables, en utilisant des outils de gestion des agendas électroniques
Répondre aux urgences et aux imprévus en utilisant sa connaissance de l’organisation
Concevoir les tableaux de bord de suivi de l’activité en identifiant les indicateurs adaptés à la structure et au domaine d’activité pour aider la prise de décision de sa hiérarchie et des équipes concernées
Actualiser de façon régulière les tableaux de bord avec les informations internes et externes collectées pour rédiger une analyse dans un document écrit de reporting afin d’informer la hiérarchie des écarts détectés entre le réel et le prévisionnel
Etablir un diagnostic des besoins et des process en place en utilisant les outils existants au sein de l’organisation
Proposer une optimisation des procédures en adaptant les process de travail aux exigences normatives et règlementaires et au contexte de l’organisation pour fluidifier les circuits d’information
Collecter les informations demandées ou nécessaires au fonctionnement du service en repérant les sources adéquates pour les analyser et les traiter en fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation
Déterminer l’objectif et les destinataires des écrits professionnels en analysant la situation et son contexte pour choisir et rédiger des écrits professionnels en français et en anglais et en utilisant les outils de bureautique
Organiser le classement et l’archivage papier ou numérique de l’information selon la règlementation en vigueur pour permettre aux utilisateurs d’accéder facilement à l’information souhaitée
Contrôler le respect de la planification et du budget déterminés en utilisant les logiciels et outils dédiés pour actualiser le logiciel d‘ordonnancement et informer les parties prenantes des écarts et/ou dysfonctionnements identifiés
Proposer des mesures correctives éventuelles en respectant les contraintes du projet (procédures, échéances, budget, etc.) et/ou d’améliorations pour les projets futurs afin de minimiser l’impact des écarts et des dysfonctionnements identifiés
Contribuer à la gestion des ressources humaines, sous différentes formes, en fonction de son champ d’intervention (suivi et planification des congés et des absences, préparation des éléments variables des salaires, planification des entretiens de candidatures, suivi du plan de développement des compétences, etc.) pour communiquer les informations nécessaires au bon fonctionnement du processus RH de l’organisation