Gestionnaire administration des ventes

Le/la gestionnaire administration des ventes (ADV) occupe un rôle stratégique au sein de son entreprise. C’est lui/elle qui est chargé du bon déroulement des ventes entre son entreprise et ses clients, et ce tout au long du processus, depuis la commande jusqu’à la livraison.

Il/elle est chargé(e) des négociations avec les futurs acheteurs afin de définir au mieux les conditions de vente. Il/elle doit également procéder au contrôle et au bon enregistrement des différents contrats de vente. Polyvalent(e), il/elle assure le relais entre le client et les différents services de son entreprise comme les commerciaux, le service comptabilité ou encore les transporteurs.

Le/la gestionnaire ADV remplit des missions de suivi aussi bien financier qu’administratif : il/elle déploie les procédures pouvant être mises en place et veille à leur bon déroulement. Par exemple, le versement des avoirs ou des encours des acquéreurs. Les clients ne sont pas ses seuls interlocuteurs. Après avoir réalisé des appels d’offres, il/elle doit également se rapprocher, négocier et travailler avec des fournisseurs et des prestataires extérieurs à son entreprise. Avec eux, il/elle définit un cahier des charges lié à la commande et, là encore, s’assure du bon déroulement des opérations et de l’expédition des produits demandés.

Il/elle peut être amené(e) à prospecter, à vendre un produit ou une prestation, fournir une assistance technique. Il/elle contribue aux opérations de gestion des contrats de vente, depuis l’enregistrement des commandes jusqu’à la livraison aux clients ainsi que le suivi du stock et le suivi logistique des approvisionnements. Souvent, il est également chargé de la mise en place des tableaux de bord et de l’analyse des ventes ainsi que de l’actualisation des échéanciers. Bien que souvent rattaché(e) au service commercial, il/elle se situe à l’interface entre le département commercial et le département administratif et financier.

Ses missions s’inscrivent dans le cadre du système d’informations, d’ERP (Enterprise Resource Planning), d’EDI (Echange de données informatisées) de l’entreprise et nécessitent l’utilisation d'un SAP, PGI et de CRM (Customer Relationship Management), de bases de données clients. En effet, l’utilisation de nouvelles technologies bureautiques et de communication est impérativement requise.

Prendre en charge en face à face ou à distance un client / un prospect afin d’effectuer l’étude préalable de la demande, du besoin client

Apporter des informations techniques à un client / un prospect sur un produit / un service pour l’aider et l’orienter dans son processus d’achat

Etablir un questionnement efficace afin d’assurer une relance prospect ou pour adapter son argumentaire pour l’établissement d’un devis

Elaborer une proposition de vente respectant les réglementations légales et la culture globale de l’entreprise

Apporter une réponse technico-commerciale complète permettant d’optimiser la performance de la négociation sur le plan qualité – cout - délai

Utiliser les techniques comportementales adaptées à l’aboutissement d’une vente en s’adaptant à un contexte défini et finaliser l’acte d’achat

Développer la personnalisation de la relation client et de l’offre apportant une valeur concurrentielle à l’entreprise

Assurer un rôle de soutien dans la prospection et les actions d’attractivité clients pour développement le portefeuille existant

Porter assistance à un client en récoltant et recherchant les informations nécessaires afin de résoudre un problème rencontré

Assurer le service après-vente, traiter les réclamations clients afin de gérer les mécontentements, d’éviter les contentieux, les litiges, les impayés

Suivre des clients / prospects dans leur cycle de vie (évolution, panier moyen, fréquence) dans le but de maitriser l’évolution du portefeuille clients

Entretenir la relation client à distance en adaptant ses outils de communication

Adapter sa posture et ses process à une clientèle à distance

Capitaliser sur la gestion de la data client pour améliorer son positionnement et l’expérience client

Etablir une dynamique e-relationnelle

Utiliser des tableurs, ERP, CRM, progiciel de gestion des stocks et intégrer des commandes sur un logiciel pour optimiser la réactivité de transmission des données

Mettre à jour et qualifier les fichiers, bases de données clients / prospects (dans un CRM, ERP) dans le but d’améliorer la relation client et les actions sur le(s) portefeuille(s)

Définir et schématiser les besoins en données des différents outils et services afin d’identifier des dysfonctionnements, confronter des informations et les codifier

Gérer et améliorer les systèmes de circulation de l’information tant en interne qu’en externe

Créer / améliorer les modes opératoires et les procédures clients, fournisseurs, prestataires pour une uniformisation des fonctionnements

Partager les données et les bonnes pratiques avec les autres services internes et les partenaires extérieurs à des fins d’amélioration continue de la qualité

Utiliser ou mettre en place des outils de travail collaboratif pour fluidifier les échanges et les interactions entre services

Optimiser la Gestion Electronique des Documents en intégrant la gestion des processus de classement et d’archivage dans la démarche

Accueillir, accompagner, transmettre des connaissances techniques à de nouveaux collaborateurs / stagiaires pour renforcer les équipes

Intervenir sur les plannings (tournées, interventions, RDV commerciaux, etc…) / les agendas partagés et les adapter en fonction des contraintes organisationnelles des acteurs dans le but d’optimiser la communication générale du(des) service(s)

Proposer des améliorations dans les supports de communication, offline ou online, pour les différents acteurs interne ou externe

Participer à des évènements, des opérations de promotion, de fidélisation pour dynamiser les activités commerciales et soutenir la force de vente

Assurer l’interface entre les commerciaux, les services, les clients, les prestataires en inscrivant sa démarche dans une chaine de valeur avec les fonctions supports

Identifier des indicateurs de suivi / de performance et (co)construire des tableaux de bord dans le but d’assurer des rapports d’activité

Sélectionner et extraire des données d’un progiciel (CRM, ERP) et assurer le reporting des données clients en combinant des technologies

Entretenir les relations avec les fonctions supports des différents services afin de mettre à jour les données et les informations

Participer à l’organisation de réunion en apportant des données quantitatives et qualitatives à tout ou partie des interlocuteurs de l’entreprise

Administrer et participer à des études par téléphone, en unité, en ligne pour accompagner la recherche d’éléments constitutifs de la satisfaction ou insatisfaction client.

Analyser des retours clients / enquêtes de satisfaction dans le but d’assurer une remontée d’information aux fonctions concernées.

Suivre le taux de satisfaction client et proposer des évolutions des fonctionnalités liées aux programmes de fidélisation visant une meilleure expérience de marque

Intégrer ou vérifier l’enregistrement des commandes afin d’assurer le déclenchement du processus de production, de distribution

Assurer le suivi des enregistrements de commandes pour préparer les livraisons, établir et contrôler un bon de livraison

Participer au contrôle et à l’élaboration de la tarification

Assurer l’assistanat export et l’interface avec les acteurs de la supply chain, les transports, les douanes, les ventes

Enregistrer, traiter ou transmettre les retours et/ou réclamations clients, traiter les non-conformités ; réceptionner et suivre les retours produits

Suivre les stocks sur un logiciel, progiciel

Gérer la relation avec les fournisseurs en définissant les prestataires appropriés en fonction des exigences des clients

Relancer les fournisseurs en cas de retard de livraison et répertorier les incidents logistiques

Assurer le suivi administratif de documents de transport et/ou intervenir en tant que support pour l’export et/ou le suivi des transporteurs

Etablir, contrôler la facturation (les avoirs, les escomptes, les en-cours clients, les reliquats) et gérer les éléments de paiements des commandes

Planifier les paiements, relancer et mettre à jour les créances clients, gérer les dossiers d’affacturage et d’encaissement

Accompagner les procédures de relance, de recouvrement (balance âgée) en cas d’impayé (extraction des données, anomalies identifiées)

Participer à la gestion des risques liés à la clientèle, veiller à la solvabilité des clients, procéder à l’analyse financière clients / prospects

Participer à la veille budgétaire et financière afin d’accompagner le manager dans le contrôle de la rentabilité des activités