Gestionnaire administration des ventes

Le/la gestionnaire administration des ventes (ADV) occupe un rôle stratégique au sein de son entreprise. C’est lui/elle qui est chargé du bon déroulement des ventes entre son entreprise et ses clients, et ce tout au long du processus, depuis la commande jusqu’à la livraison.
Il/elle est chargé(e) des négociations avec les futurs acheteurs afin de définir au mieux les conditions de vente. Il/elle doit également procéder au contrôle et au bon enregistrement des différents contrats de vente. Polyvalent(e), il/elle assure le relais entre le client et les différents services de son entreprise comme les commerciaux, le service comptabilité ou encore les transporteurs.
Le/la gestionnaire ADV remplit des missions de suivi aussi bien financier qu’administratif : il/elle déploie les procédures pouvant être mises en place et veille à leur bon déroulement. Par exemple, le versement des avoirs ou des encours des acquéreurs. Les clients ne sont pas ses seuls interlocuteurs. Après avoir réalisé des appels d’offres, il/elle doit également se rapprocher, négocier et travailler avec des fournisseurs et des prestataires extérieurs à son entreprise. Avec eux, il/elle définit un cahier des charges lié à la commande et, là encore, s’assure du bon déroulement des opérations et de l’expédition des produits demandés.
Il/elle peut être amené(e) à prospecter, à vendre un produit ou une prestation, fournir une assistance technique. Il/elle contribue aux opérations de gestion des contrats de vente, depuis l’enregistrement des commandes jusqu’à la livraison aux clients ainsi que le suivi du stock et le suivi logistique des approvisionnements. Souvent, il est également chargé de la mise en place des tableaux de bord et de l’analyse des ventes ainsi que de l’actualisation des échéanciers. Bien que souvent rattaché(e) au service commercial, il/elle se situe à l’interface entre le département commercial et le département administratif et financier.
Ses missions s’inscrivent dans le cadre du système d’informations, d’ERP (Enterprise Resource Planning), d’EDI (Echange de données informatisées) de l’entreprise et nécessitent l’utilisation d'un SAP, PGI et de CRM (Customer Relationship Management), de bases de données clients. En effet, l’utilisation de nouvelles technologies bureautiques et de communication est impérativement requise.

Prendre en charge en face à face ou à distance un client / un prospect afin d’effectuer l’étude préalable de la demande, du besoin client
Apporter des informations techniques à un client / un prospect sur un produit / un service pour l’aider et l’orienter dans son processus d’achat
Etablir un questionnement efficace afin d’assurer une relance prospect ou pour adapter son argumentaire pour l’établissement d’un devis
Elaborer une proposition de vente respectant les réglementations légales et la culture globale de l’entreprise
Apporter une réponse technico-commerciale complète permettant d’optimiser la performance de la négociation sur le plan qualité – cout - délai
Utiliser les techniques comportementales adaptées à l’aboutissement d’une vente en s’adaptant à un contexte défini et finaliser l’acte d’achat
Développer la personnalisation de la relation client et de l’offre apportant une valeur concurrentielle à l’entreprise
Assurer un rôle de soutien dans la prospection et les actions d’attractivité clients pour développement le portefeuille existant
Porter assistance à un client en récoltant et recherchant les informations nécessaires afin de résoudre un problème rencontré
Assurer le service après-vente, traiter les réclamations clients afin de gérer les mécontentements, d’éviter les contentieux, les litiges, les impayés
Suivre des clients / prospects dans leur cycle de vie (évolution, panier moyen, fréquence) dans le but de maitriser l’évolution du portefeuille clients
Entretenir la relation client à distance en adaptant ses outils de communication
Adapter sa posture et ses process à une clientèle à distance
Capitaliser sur la gestion de la data client pour améliorer son positionnement et l’expérience client
Etablir une dynamique e-relationnelle
Utiliser des tableurs, ERP, CRM, progiciel de gestion des stocks et intégrer des commandes sur un logiciel pour optimiser la réactivité de transmission des données
Mettre à jour et qualifier les fichiers, bases de données clients / prospects (dans un CRM, ERP) dans le but d’améliorer la relation client et les actions sur le(s) portefeuille(s)
Définir et schématiser les besoins en données des différents outils et services afin d’identifier des dysfonctionnements, confronter des informations et les codifier
Gérer et améliorer les systèmes de circulation de l’information tant en interne qu’en externe
Créer / améliorer les modes opératoires et les procédures clients, fournisseurs, prestataires pour une uniformisation des fonctionnements