Le ministère délégué à l’Enseignement et à la Formation professionnels a entrepris avec les partenaires sociaux et les acteurs de la formation une série de réflexions visant à tirer les leçons de la mise en œuvre de la certification qualité Qualiopi. Leur objectif est de poursuivre le management de la qualité des formations, tout en simplifiant les processus de régulation.
L’arrêté publié au Journal officiel du 8 juin 2023 vient ainsi apporter des précisons relatives aux modalités de passation des audits et à l’accréditation des certificateurs.
Réécriture de la listes des pièces devant être transmises dans le cadre de l’audit initial
Le processus de certification Qualiopi est composé de 3 types d’audit : d’un audit initial, d’un audit de surveillance et d’un audit de renouvellement. Dorénavant l’organisme souhaitant disposer de la certification Qualiopi devra transmettre à l’organisme certificateur :
- dénomination de l'organisme et son numéro d'enregistrement au répertoire Sirene (numéro SIREN) ;
- le statut juridique de l'organisme et les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou de la personne physique candidate ;
- le numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité ou la preuve du dépôt de la demande d'enregistrement de la déclaration d'activité datant de moins de trois mois ;
- les catégories d'actions concernées par la certification ;
- une description de l'activité de l'organisme en tant que prestataire d'actions concourant au développement des compétences, précisant les catégories d'actions mises en œuvre et indiquant si l'organisme réalise des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s'il confie la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s'il intervient pour le compte d'un autre organisme de formation ;
- la liste exhaustive des sites dépendant du numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité concernée ;
- un organigramme nominatif et fonctionnel de l'organisme ;
- le cas échéant, les preuves de certifications ou labellisations déjà obtenues, leur validité et périmètre ;
- la période souhaitée pour l'audit ;
- ainsi que le dernier bilan pédagogique et financier.
Durée de l’audit
Concernant la durée de l’audit, celle-ci est toujours fixée selon le chiffre d’affaires de l’organisme de formation. Cependant cette durée pourra désormais être revue si le certificateur « constate des éléments nouveaux de nature à affecter la durée d’audit initialement prévue au contrat ».
Précisions relatives à l’audit de surveillance
Dans le cas d'un organisme audité en tant que nouvel entrant à l'audit initial, la durée de l'audit de surveillance est majorée d'une demi-journée.
L’arrêté liste également les indicateurs devant obligatoirement faire l’objet d’une évaluation. Dont les indicateurs sujets à une non-conformité, ainsi que les indicateurs n°1, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 17, 19, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 du référentiel. Cela représente en soit, une baisse des indicateurs à contrôler par rapport à l’audit initial.
Le fait de ne pas respecter les obligations d’affichage de la certification « Qualiopi » peut entrainer l’établissement d’une non-conformité qualifiée de majeure. Son affichage est ainsi obligatoire dans les locaux comme sur le site internet de l’organisme.
Un organisme de formation a la liberté de changer d’organisme certificateurs. L’arrêté du 8 juin détaille les conditions de transfert de la certification.
Toujours dans le cadre de l’audit de surveillance, l’arrêté indique les modalités d’audit d’un organisme multi-sites souhaitant ajouter de nouveau site dans le périmètre de sa certification. L’organisme certificateur dispose également de la possibilité de réaliser un échantillonnage représentatif de la variétés des sites concernés, la composition de cet échantillonnage est indiquée dans le nouveau décret.
Redéfinition des organismes qualifiés de « nouveaux entrants »
Cet arrêté apporte également des précisions sur la définition des organismes considérés comme « nouveaux entrants ». Sont caractérisés de « nouveaux entrants » :
- « un prestataire d'actions concourant au développement des compétences dans sa première année d'activité » ;
- « un prestataire d'actions concourant au développement des compétences qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d'actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie ».
Traitement des non-conformités
L’arrêté indique les indicateurs du référentiel entrainant en cas de non-respect une non-conformité majeure, il s’agit des indicateurs n° : 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32.
A compter du 9 juin 2023, en cas de non-conformité majeure caractérisée au cours de l’audit initial, la mise en place d’actions correctives doit être réalisée sous les 3 mois. L’organisme certificateur dispose alors d’un mois pour vérifier et prendre une décision relative à la certification.
En cas de non-conformité majeure caractérisée au cours de l’audit de surveillance ou durant l’audit de renouvellement, la mise en place d’actions correctives doit être réalisée sous les 3 mois. L’organisme certificateur dispose alors de 3 mois supplémentaires pour observer l’instauration d’actions correctives.
Possibilité de retirer la certification en cas de « fausse déclaration »
En cas de fausse déclaration et à l'issue d'une procédure contradictoire, l’organisme certificateur aura la possibilité de retirer ou de refuser la certification Qualiopi.
Contrôle des financeurs de la formation
Autre nouveauté introduite par cet arrêté, le ministère pourra désormais transmettre aux financeurs « la liste des organismes certifiés Qualiopi avec la mention de l’organisme certificateur ou de l’instance de labellisation ayant délivré la certification et les dates de validité de la certification ».
Accréditation des organismes certificateurs
Les organismes certificateurs aptes à délivrer Qualiopi doivent avoir été en amont accrédité par le Cofrac. Ce nouvel arrêté détaille :
- les modalités de délivrance des certificats pour un organisme en cours d’accréditation ;
- les conséquences d’une suspension ou d’un retrait d’une accréditation.
