Responsable en gestion et négociation immobilières

Le responsable en gestion et négociation immobilières est un professionnel qui administre, gère, vend ou loue des biens immobiliers, au service des propriétaires, acquéreurs ou locataires. A ses missions commerciales et/ou d'administration et de gestion, s'ajoute un rôle de conseil dans le domaine juridique, fiscal, la rénovation énergétique et la valorisation des biens immobiliers de ses clients. Intermédiaire clé entre bailleurs et locataires, vendeurs et acquéreurs, ou copropriétaires et prestataires externes, il facilite la conclusion des contrats et affaires, dans le respect de la déontologie, en vue de la satisfaction client.

• Contractualiser la relation avec le propriétaire – bailleur, en rédigeant un mandat de gestion locative en conformité avec la législation en vigueur, afin de délimiter précisément le périmètre des missions et de pouvoir légalement mettre en place la gestion locative du bien
• Fixer un montant de loyer, en concertation avec le propriétaire, en s'appuyant sur des références précises liées au marché, aux obligations réglementaires locales et aux caractéristiques propres du bien immobilier, afin d’obtenir le meilleur rendement locatif en cohérence avec la valeur du bien
• Mettre en place un process et une grille de sélection des candidats locataires, dans le respect de la réglementation et de la non-discrimination, afin de pouvoir proposer au propriétaire les locataires présentant les meilleures garanties de solvabilité
• Constituer le dossier de location en collectant l'ensemble des documents autorisés par la loi et en vérifiant leur véracité afin de détenir toutes les informations nécessaires à la bonne gestion du bien
• Rédiger un bail (habitation, commercial, mixte…) après en avoir négocié les conditions (montant du dépôt de garantie, loyer) et vérifié les obligations attachées (assurances obligatoires, état civil) avec les parties prenantes (propriétaire et preneur) dans l'objectif de donner un cadre légal à la location et de sécuriser l’usage et la valeur du bien
• Sécuriser les revenus locatifs, en appelant les loyers selon les échéances, en contrôlant régulièrement le bon état du bien, en répartissant les charges d’exploitation et les dépenses de réparations entre le propriétaire et le locataire selon les règles légales afin d’assurer une bonne qualité de service conduisant à la satisfaction client
• Mettre en place les procédures amiables puis précontentieuses en cas d’impayés, en lien avec le comptable mandant ou le gestionnaire de contentieux, afin de recouvrer la dette locative, en gérant au mieux les intérêts respectifs du propriétaire et du locataire
• Procéder à l'arrêté des comptes en fin de location, en comparant les constats d'état des lieux d'entrée et de sortie afin d’identifier les déprédations locatives imputables au locataire, d’évaluer les travaux à réaliser le cas échéant et d'organiser rapidement la relocation
• Faire établir par des professionnels agréés les diagnostics techniques obligatoires préalables à toute location et appropriés aux caractéristiques du bien (localisation, date du permis de construire, ancienneté de l’installation gaz et électricité…), en suivant leurs dates de validité, afin de respecter les obligations légales et d’assurer la sécurité et la salubrité du bien
• Déclarer les sinistres intervenus sur le bien géré auprès des assureurs du propriétaire et du locataire ou de la copropriété, selon les procédures en vigueur et dans les délais formalisés, afin de déclencher une indemnisation rapide
• Organiser la mise en oeuvre des travaux d’entretien courant, de maintenance, de rénovation du bien ou consécutifs à un sinistre, en soumettant au propriétaire un choix d’entreprises prestataires répondant au cahier des charges défini par son cabinet et en contrôlant la qualité de leur intervention afin de maintenir le bon état de fonctionnement du bien
• Assurer un reporting régulier auprès du propriétaire bailleur en lui fournissant, en lien avec le comptable mandant, l'ensemble des documents permettant de suivre la gestion du bien et d’effectuer les déclarations fiscales (indexations, régularisation des charges, traitement des sinistres, facturation honoraires, déclaration de revenus fonciers, de TVA) dans l’objectif de fidéliser le client en assurant une politique de qualité
• Apporter au propriétaire tous conseils sur ses obligations et ses droits fiscaux et juridiques (statut du loueur, encadrement des loyers, permis de louer…) dans le respect de la législation, afin de permettre à ce dernier d’optimiser ses investissements locatifs
• Conseiller le propriétaire investisseur sur les produits d’assurance obligatoires ou facultatifs et sur le budget à prévoir pour couvrir les risques rattachés à son investissement, en effectuant un benchmark des solutions
• Identifier les actions de valorisation des biens gérés (travaux, aménagements, mises aux normes accessibilité handicap, amélioration énergétique…) à proposer au propriétaire, en analysant les atouts des biens et leur potentiel d’amélioration et en identifiant les aides financières mobilisables (aides publiques, déductions fiscales…), pour le conseiller dans l’optimisation de son patrimoine
• Rédiger un mandat de syndic de copropriété en conformité avec la législation en vigueur, afin de pouvoir légalement mettre en place la gestion des parties communes du bien
• Vérifier la bonne rédaction et la complétude du règlement de copropriété en s’assurant de sa conformité avec la législation en vigueur, dans l'objectif de clarifier les droits et obligations des copropriétaires et de leurs locataires et de préciser les règles de fonctionnement de la copropriété pour les faire observer
• Faire respecter le règlement de copropriété, en faisant des rappels au règlement, en engageant des procédures judiciaires le cas échéant, en vue d’une occupation paisible de l’immeuble
• Négocier les contrats d'assurance obligatoires ou facultatifs de la copropriété, en accord avec le conseil syndical, auprès des assureurs et des courtiers, en s’appuyant sur une analyse comparative des offres, afin de souscrire un contrat contribuant à la meilleure couverture assurantielle du bien au meilleur tarif
• Négocier les contrats de gestion courante de l'immeuble (propreté, énergie, espaces verts, personnel…), en se fondant sur les avantages des propositions des prestataires mis en concurrence, dans l'objectif de contrôler les dépenses et de proposer un service de qualité aux occupants de l'immeuble
• Gérer le cas échéant l’embauche et l’administration du personnel de la copropriété ou le recours à des prestataires externes (gardiens, employés d'immeubles), en représentant le syndicat des copropriétaires dans la contractualisation avec l’entreprise de services ou dans le rôle d’employeur (définition des missions, établissement des contrats de travail, des bulletins de paie, prévention des risques…) dans le respect du droit du travail, afin d'apporter le meilleur service aux occupants de l'immeuble
• S’assurer de la réalisation des missions par le personnel de la copropriété, en effectuant des visites, en organisant des échanges avec les copropriétaires ou leurs représentants (conseil syndical), afin de garantir la continuité et la qualité de service à l’attention des occupants de l’immeuble
• Préparer le budget prévisionnel de la copropriété, en concertation avec le conseil syndical, afin d’établir sur l’année l’échéancier des dépenses courantes et occasionnelles nécessaires au maintien en bon état du bien immobilier et au bon fonctionnement de l’immeuble et de la copropriété
• Organiser les conseils syndicaux et les assemblées générales en présentiel ou en distanciel (convocations, préparation des dossiers, procès-verbaux...) dans le respect des règles législatives en vigueur, afin d'assurer une circulation optimale de l'information entre le syndic de copropriété, les copropriétaires et leurs représentants au sujet de la vie quotidienne, des contrats et des dépenses de la copropriété
• Communiquer aux propriétaires en les commentant, tous les documents concernant la vie de la copropriété (comptabilité, appels de fonds, gestion des comptes travaux…), sur les supports adaptés (extranet, mailing…) dans l’objectif d'assurer la plus grande transparence dans la gestion du compte de la copropriété
• Animer une assemblée générale de copropriétaires (en présentiel ou en distanciel), dans le respect de la réglementation en vigueur, en présentant les actions réalisées et celles à conduire, en apportant toutes les clarifications nécessaires à la validation des comptes et en organisant les votes selon les règles afin de faire prendre les décisions de gestion pour l'année à venir
• Repérer les signes de pathologies et les dysfonctionnements pouvant affecter les parties communes des bâtiments, en effectuant des visites de surveillance assorties d’un relevé des désordres observés le cas échéant, afin d’informer les copropriétaires des diagnostics et travaux à prévoir pour suivre et assurer le bon entretien du bien
• Conseiller aux copropriétaires des actions de maintenance, de mise aux normes et de valorisation de leur bien immobilier (réalisation de diagnostics, de travaux de rénovation, établissement d’un plan pluriannuel de travaux…), en les informant sur les normes réglementaires et sur les contraintes liées aux règles d’urbanisme en cas de travaux d’aménagement et de transformation du bien (surélévation, extension, modification…), pour assurer la santé pérenne, la sécurité et la plus-value du bien, préserver les intérêts de la copropriété et favoriser l’accessibilité pour les personnes en situation de handicap
• Identifier les aides financières mobilisables (MaPrimeRénov’, Eco-PTZ, ADEME…), en vérifiant les conditions et modalités de leur mise en oeuvre, pour mettre le bien en conformité avec les normes réglementaires relatives à la transition environnementale (loi climat résilience du 22 août 2021)
• Piloter la mise en oeuvre des travaux votés par la copropriété, en contrôlant la bonne exécution des missions par les entreprises, de la contractualisation jusqu’à la réception des travaux, afin d’assurer leur conformité avec le cahier des charges et de respecter les obligations légales
• Déclarer les sinistres auprès des assureurs dans le respect des délais impartis, en les décrivant précisément au moyen de supports adéquats et en effectuant une première estimation du montant des pertes et des réparations ou en diligentant des experts, afin d’obtenir une indemnisation et d’engager les travaux dans les meilleurs délais
• Suivre les contentieux en lien avec les avocats, en informant les copropriétaires sur les procédures envisagées ou en cours, en vue de recouvrer les charges impayées et/ou de régler les litiges et si nécessaire de déclencher une procédure d’alerte
• Rechercher des biens à commercialiser en organisant une veille sur le marché local et national, en identifiant les canaux de commercialisation les plus efficaces en particulier numériques et en animant son réseau local, afin d’étoffer son portefeuille et d’atteindre les objectifs fixés par son cabinet ou agence
• Conduire un entretien avec un prospect propriétaire, dans le respect du RGPD, en s’appuyant sur les informations recueillies sur son bien et sa zone de chalandise et en développant un argumentaire structuré, tenant compte des remarques, questions et objections du propriétaire, afin de le convaincre de lui confier son bien pour commercialisation
• Estimer la valeur des biens confiés à la vente ou à la location, en s’appuyant sur des études de marché, sur l’utilisation de logiciels d’estimation et en intégrant les caractéristiques propres du bien, afin d’en définir le juste prix
• Rédiger un mandat de vente ou de location en conformité avec la législation en vigueur, dans l'objectif de pouvoir légalement mettre en place la commercialisation du bien
• Assurer une communication valorisante et bien référencée sur les biens à commercialiser en utilisant les outils numériques du marché (texte, photos, vidéos, visites virtuelles, intelligence artificielle, …) diffusée sur différents supports (vitrine phygitale, journaux, portails immobiliers, réseaux sociaux…), afin de retenir l’attention des acquéreurs potentiels
• Conduire des entretiens de découverte du client acquéreur ou preneur, dans l’objectif de définir son profil et d’identifier ses besoins, en respectant le code de déontologie (non-discrimination, lutte contre le blanchiment des capitaux, confidentialité…), en tenant compte de sa situation de handicap le cas échéant et en adoptant une posture d’écoute, afin de lui proposer des biens à la vente ou à la location tenant compte de ses aspirations
• Fournir à l'acquéreur / preneur ou au locataire une description précise des caractéristiques du bien, en prenant en compte toutes les informations recueillies (résultats des diagnostics techniques et environnementaux, conformité des installations, informations sur les charges et les décisions de la copropriété le cas échéant, environnement local…) afin de lui apporter une information objective tout en mettant les atouts du bien en valeur (proximité des transports, des services administratifs...)
• Conseiller son client acheteur ou locataire sur les crédits, prêts immobiliers (prêt à taux zéro, …) , les aides au logement en transaction vente (APL…) et sur les aides financières spécifiques (pour les personnes en situation de handicap le cas échéant), dont il peut bénéficier, dans l'objectif de permettre la location ou l’achat du bien
• Identifier les obligations et contraintes liées à l'urbanisme dans les activités de transaction et de construction, promotion, réhabilitation (process et normes de construction, PLU, cadastre…). afin d’aider le client à vérifier la faisabilité de son projet immobilier
• Conduire des entretiens de négociation entre le client (acheteur ou preneur) et le vendeur, en s’attachant à être garant des intérêts de chacune des parties et en assurant sa mission de conseil, afin de faciliter la transaction et d’accompagner le client jusqu’à la signature d’un compromis de vente ou d’un contrat de location satisfaisant
• Sécuriser la vente ou la location, en rédigeant les avant-contrats de vente (promesse de vente, compromis de vente), en appelant et percevant les indemnités d’immobilisation de la part de l’acquéreur ou le dépôt de garantie et le loyer d’avance du locataire, afin de valider la transaction en conformité avec la législation en vigueur
• Etablir, en lien avec le service financier, le budget prévisionnel du centre de profit ou du service à faire valider par sa hiérarchie dans le but de donner un cadre financier précis à l’activité
• Elaborer des tableaux de bord de suivi, en sélectionnant des indicateurs pertinents au regard des objectifs, afin d’analyser l’activité et d’assurer des reportings réguliers auprès de sa hiérarchie
• Préconiser des actions, pour améliorer la performance globale du centre de profit, en s’appuyant sur une analyse des mesures des indicateurs de suivi de l’activité et en qualifiant les points forts et les axes de progrès
• Bâtir une stratégie adaptée au développement de l’activité, en recourant aux outils et méthodes de marketing et de commerce les plus pertinentes (canaux, outils IA…), afin d’atteindre les objectifs fixés
• Exploiter les data, collectées à partir du CRM, de ses réseaux, de sa veille sur sa zone de chalandise, relatives aux prospects et aux clients, dans le respect du RGPD, afin de mieux cerner leur profil et de leur proposer des services adaptés
• Définir des campagnes multicanales de prospection de clientèle à la recherche de biens nouveaux, en utilisant les plateformes immobilières, les réseaux sociaux pour augmenter la visibilité de l’entreprise, développer les activités de gestion, vente et location et diversifier le portefeuille client
• Proposer aux clients des services complémentaires à valeur ajoutée (meilleure couverture assurantielle, home staging, décoration, rénovation…), en effectuant une veille régulière, afin d’augmenter les recettes du centre de profit et de se démarquer de la concurrence
• Garantir la capacité d’exercice de ses collaborateurs, en constituant dans les délais légaux les dossiers à transmettre aux autorités compétentes (CCI, greffes des tribunaux de commerce, caisses de garantie), en suivant leur actualisation et en mettant en place les actions de formation obligatoires, en vue de l’obtention ou du renouvellement de leur carte professionnelle
• Mobiliser les ressources internes et externes permettant l'accompagnement des collaborateurs nouvellement recrutés, dans l'objectif de mettre en oeuvre toutes les solutions pour favoriser leur intégration, notamment pour ceux en situation de handicap, et de leur assurer le confort optimal sur leur poste de travail
• Adapter les méthodes de travail aux différentes situations individuelles (collaborateurs en situation de handicap, temps partiel notamment thérapeutique…) ou collectives (situation économique, sanitaire ou sociale particulière) en intégrant l'utilisation des nouvelles technologies et le télétravail afin d’améliorer la qualité, l’efficacité et la performance de l’activité
• Animer l’équipe des collaborateurs (réunions de travail, entretiens de motivation, gestion des conflits, formation…) dans l'objectif de favoriser la communication, de créer une cohésion d'équipe et de favoriser les pratiques professionnelles dictées par le respect des valeurs de responsabilité sociale et environnementale
• Organiser une veille régulière juridique, en s’informant sur les évolutions, auprès de sa branche professionnelle, des experts juridiques immobiliers (notaire, avocat), des organisations professionnelles, des services publics déconcentrés (ADIL, ADEME, ANAH…), de sites web spécialisés (Universimmo.pro, sites des organisations professionnelles…), en faisant l’analyse de leurs impacts, afin d’anticiper les adaptations nécessaires de l’activité pour être en conformité avec la loi
• Organiser une veille autour des logiciels métiers (logiciels d’estimation immobilière, de rédaction d’annonces, outils d’aide à la gestion des opérations immobilières…), en comparant leurs atouts et leurs points faibles avec ceux des outils existants, afin de repérer les solutions permettant de gagner en efficacité et en rentabilité
• Organiser une veille concurrentielle en identifiant les principaux acteurs concurrents sur la zone géographique, en suivant l’évolution des parts de marché détenus afin de déterminer le potentiel du marché et la possibilité de se démarquer de la concurrence et d’augmenter le taux de pénétration en transaction et en gestion
• Développer des réseaux pertinents dans la zone d’exercice de l’entreprise : décideurs publiques locaux, agences publiques (ADIL, ANAH, ADEME…), tissu associatif, organisations professionnelles et entretenir des relations constructives, en représentant son entreprise dans des événements professionnels, en rencontrant des prescripteurs potentiels …, dans l’objectif de développer sa présence locale et son activité commerciale