TP SECRÉTAIRE ASSISTANT(E)

A l’issue de la formation, les participants auront acquis la méthode et les savoir-faire nécessaires pour participer pleinement à la gestion administrative d’une structure et accompagner au mieux leur hiérarchie au quotidien.
Compétences acquises :
Organiser son poste de travail et concevoir des procédures de classement et de recherche de documents informatisées
Élaborer différents supports en utilisant les logiciels et outils adaptés
Produire des documents administratifs courants
Assurer la gestion de documents et effectuer le suivi des commandes
Relancer les impayés via le téléphone et les outils numériques
Assurer le suivi commercial, concevoir et actualiser les tableaux de suivi
Assurer l’accueil physique, téléphonique, et orienter les personnes selon leur demande
Garantir la prise de rendez-vous, la tenue d’agenda, préparer les réunions et déplacements des collaborateurs

Module 1. Administratif et organisation
Durée moyenne estimée : 4 heures de contenu
Message de bienvenue
LE REAC ET LE RE
Introduction Zoom sur le métier de secrétaire assistante
Les Qualités de la secrétaire assistante
Notions générales - Concours SAENES - SA
MODULE 2. S’organiser et définir les priorités
Objectifs : Se familiariser au métier et aux bases du français, se familiariser avec l’organisation d’un secrétariat tout en comprenant les enjeux de l’organisation et savoir définir ses priorités.
Durée moyenne estimée : 9 heures de contenu
Gérer les interruptions : téléphone, imprévus, changement de priorité, distractions.
Définir efficacement ses priorités
Définir des objectifs.
Élaborer la matrice des priorités de son poste.
Définir et lister les priorités, l'urgent et l'important.
Élaborer un plan de journée.
Organiser les réunions et manifestations.
L'organisation matérielle d'une réunion.
Les principes de gestion de l'agenda (papier et électronique).
Gérer l'agenda de son manager.
Les homonymes grammaticaux, les erreurs de base
MODULE 3. Communication
Objectifs : Apprendre à communiquer lors d'un accueil physique, un accueil téléphonique ou encore lorsqu'une situation stressante se présente. S’approprier les clés nécessaires à la réalisation d’un bon accueil physique et téléphonique. Devenir force de proposition tout en conservant les clés d’une attitude cohérente.
Durée moyenne estimée : 17 heurs de contenu
Les émotions autours de la secrétaire
Les émotions Pour aller plus loin
Les attitudes réactives et proactives.
Être force de proposition.
MODULE 4. Modalités et juridique
Objectifs : La lettre et les formulaires administratif font partie intégrale du quotidien de la secrétaire assistante. Ce module a pour objectif de comprendre l’aspect juridique et les règles de transmission nécessaires à la bonne pratique du métier.
Durée moyenne estimée : 3 heures de contenu

Les conditions de travail
MODULE 5. Bureautique (option)
Objectifs : Maîtriser les outils bureautiques comme WORD, EXCEL, POWER POINT, les outils google afin de mettre en forme tout type de documents.
Durée moyenne estimée : 10 journée de 7 heures en présentiel.
Possibilité de stage regroupés pendant les vacances scolaires.
MODULE 6. Du CV à la pratique
Objectifs : Acquérir les clés pour la recherche d’un poste de secrétaire en valorisant ses acquis et ses compétences tout en connaissant ses points faibles. Mettre en pratique la théorie lors d’une immersion professionnelle.
Durée moyenne estimée : 11 heures de contenu + 105 heures de stage
Préparer sa recherche d’emploi
Posture en entretien
Stage