Responsable des achats

Le responsable des achats coordonne la politique d’achat de l’entreprise, afin de disposer de produits et services adaptés aux besoins (quantités et qualités) précisés dans un cahier de charges, selon les meilleures conditions de prix, dans le
cadre d’un périmètre national ou international, mettant en œuvre l’ensemble de moyens nécessaires, intervenant sur des négociations stratégiques, et pouvant animer une équipe d’acheteurs.

Activités visées :

• Recueil des besoins des prescripteurs
• Analyse fonctionnelle du besoin
• Analyse de la valeur des offres du marché
• Analyse de l’impact de l’actualité macro-économique
• Identification des fournisseurs du marché
• Gestion des risques achat
• Participation à l'élaboration de la politique achat
• Choix et promotion d’une stratégie segment d’achat
• Conduite d’une analyse de « faire ou faire faire » (make or buy) sur une typologie d'achat
• Audit des fournisseurs, en mettant en œuvre des référentiels d'audit
• Négociation des termes et des conditions de contrat d’achat
• Formalisation des relations commerciales avec les fournisseurs
• Préparation du déploiement et du suivi du contrat d’achat
• Gestion de la qualité des fournisseurs
• Formalisation d’un circuit d’approvisionnement
• Mise en place des procédures et outils
• Gestion des relations avec les parties prenantes internes et externes
• Planification et gestion des stocks
• Gestion de l'approvisionnement
• Planification et mise en œuvre des achats public
• Attribution et gestion des marchés publics
• Analyse des cadres réglementaires et juridiques internationaux et leur applicables aux achats
• Gestion de l’aspect multiculturel et macro-économique des relations achats dans un contexte international

• Organiser la collecte de données des prescripteurs, en identifiant l’origine du besoin (méthode des 5 pourquoi), en appliquant une méthode de questionnement (QQOQCCP), en tenant compte des possibilités d’interaction de chacun et également des besoins spécifiques des prescripteurs en situation de handicap, afin de mener un recueil exhaustif, inclusif et qualitatif des besoins d’achat
• Compiler les attentes, contraintes et exigences des prescripteurs, en dissociant la demande souhaitée du besoin réel et en identifiant les phases d’utilisation du service/produits pour mieux comprendre le besoin et les attentes du prescripteur
• Identifier les phases d’utilisation du service/produit et des éléments (appelés interacteurs) avec lesquels il sera en relation, pour identifier l’ensemble des contraintes et des fonctionnalités à apporter, y compris pour les prescripteurs en situation de handicap
• Structurer les éléments essentiels de l'analyse fonctionnelle du besoin des prescripteurs, en utilisant l'outil d’analyse « bête à cornes », pour identifier les bénéficiaires, les interacteurs et la finalité du besoin
• Exprimer les fonctionnalités devant être apportées par le produit / service, sous forme de cahier des charges fonctionnel, après les avoir définies à l'aide de l'outil d’analyse « pieuvre », afin de s'ouvrir au panel des solutions du marché répondant au besoin, en veillant à l'accessibilité et à l'inclusion des produits/services pour les personnes en situation de handicap
• Déterminer des indicateurs clés de performance (KPI), en tenant compte des cinq dimensions du besoin d’achat (coût, service, qualité, innovation, sécurisation de l'activité), en explicitant les critères de choix de ces indicateurs, pour mesurer et pondérer les résultats attendus
• Définir les méthodes et outils visant à estimer le coût total de possession (TCO) d'un produit ou service, en tenant compte de l'ensemble des coûts liés à son cycle de vie, afin de mesurer de manière globale l'impact économique d'un investissement sur le long terme
• Réaliser un ratio coût / satisfaction d’une ou plusieurs fonctionnalités attendues, en décomposant les coûts, en mesurant la satisfaction des composants des offres du marché, par rapport aux fonctionnalités attendues, en identifiant des leviers de création de valeur, en intégrant l’écoconception et l’économie circulaire, afin de proposer d’éventuelles adaptations qui optimisent l'efficacité des ressources, réduisent les coûts opérationnels, répondent aux attentes des consommateurs, et renforcent la compétitivité avec des produits durables et innovants
• Estimer le coût global partagé des solutions proposées par les fournisseurs, en évaluant pour chacune l’ensemble des coûts que va supporter l’organisation et la collectivité, en intégrant l’impact environnemental et social, afin de d’analyser la performance économique des différentes offres
• Anticiper les impacts de l’environnement économique, en interprétant l’économie contemporaine, en construisant un raisonnement en mobilisant des notions et des mécanismes économiques appropriés, afin de déterminer les opportunités et les menaces pour la fonction achats au niveau mondial
• Réaliser une étude du marché propre à un pays, en utilisant la matrice PESTEL, qui inclut des facteurs politiques, économiques, sociaux, technologiques, écologiques et légaux, pour établir et analyser les facteurs économiques pouvant influencer les achats d’une organisation localisée dans le pays étudié
• Organiser la segmentation des achats de l’organisation, en s’appuyant sur une classification fonctionnelle métier/technologie et par marché fournisseur, pour apporter des réponses ou des traitements adaptés à chaque segment d’achat
• Réaliser une étude de marché préalable à l’achat, en utilisant l’outil « 5 forces de Porter », en s’appuyant notamment sur les études internet, les publications professionnelles, les outils IA, en menant une analyse des dynamiques de marché (veille), afin d’identifier les acteurs ainsi que le niveau de complexité du marché pour l’acheteur
• Élaborer le processus de sourcing, démarrant à l’identification des fournisseurs les plus responsables, jusqu'à leur qualification, en intégrant les contraintes de son organisation, afin de qualifier les fournisseurs les plus à même de répondre aux besoins de l’entreprise
• Mobiliser les acteurs de l'économie sociale et solidaire (ESS) et les organisations d'insertion par le travail, en mettant en place un sourcing ciblé, en les intégrant dans les consultations, en collaborant avec les parties prenantes internes et externes, en faisant preuve d'ouverture aux enjeux sociaux et environnementaux, afin de promouvoir l'inclusion sociale pour les personnes présentant un handicap et optimiser la diversité des fournisseurs dans une politique d'achats responsables
• Analyser tous les types de risques d’achat, en les hiérarchisant avec le diagramme de Farmer, en intégrant une perspective de RSE et en élaborant un processus de gestion de risques qui prévient des défaillances fournisseurs, garantit la qualité des produits et atténue les impacts du marché, assurant ainsi la protection de l'organisation et favorisant des pratiques d’achat éthiques
• Elaborer les approches de gestion de risques liés à l'achat les mieux adaptées, en tenant compte des méthodes et des coûts de prévention, de réduction, de transfert, et d’acceptation des risques, pour gérer les risques identifiés et évalués lors de la phase d’analyse des risques
• Suivre la mise en œuvre des actions de gestion des risques liés à l'achat, en surveillant l’équipe chargée de son exécution, ainsi que les échéances des actions programmées, afin de réévaluer les risques
• Coordonner les contributions de l'équipe, en positionnant la stratégie globale de l’organisation, selon les stratégies génériques, en assurant une compréhension commune, en identifiant les impacts de la stratégie globale, pour développer la stratégie de la fonction achat et les attendus pour chaque membre de l’équipe
• Élaborer un cadre qui guide les achats de l'organisation, en alignement avec ses orientations stratégiques et en intégrant la RSE, y compris l'accessibilité pour les personnes en situation de handicap, en vue de définir une politique d'achat responsable et inclusive
• Diriger l’équipe pour qu’elle positionne ses fonctions sur chaque segment de la matrice KRALJIC (matrice de segmentation stratégique des achats), en s’assurant que toutes les perspectives sont prises en compte et que les décisions sont bien comprises et admises par tous, pour identifier les grandes orientations stratégiques impactant le service achats
• Proposer une stratégie segment d’achat, ainsi que son plan d’actions associé, à partir de l’outil SWOT (strengths, weaknesses, opportunities et threats), avec des indicateurs de mesure, en évaluant les ressources humaines et financières, afin d’orienter les activités et les outils utilisés par rapport au segment d’achat, pour un acte d’achat le plus performant possible et en adéquation avec la stratégie de l’organisation
• Défendre la stratégie segment d’achat devant le comité décisionnaire interne, en mettant en avant les avantages apportés par la proposition d’achat, en prenant en compte les attentes de chacun et en traitant les objections, afin de faire valider les orientations stratégiques et les actions associées
• Encadrer l'équipe lors de l'évaluation des enjeux des achats (stratégiques, tactiques, opérationnels), en intégrant une dimension de RSE et en étudiant les performances internes, les enjeux juridiques et plusieurs scénarios structurant la démarche make or buy, afin de préconiser une solution concertée avec l’équipe achats, soit « make » soit « buy »
• Proposer un plan d’actions en lien avec l’analyse make or buy, en indiquant les résultats concrets à atteindre, les ressources et les délais à respecter, pour mener à bien un projet d’externalisation depuis la phase de cadrage à la phase de pilotage
• Mettre en œuvre une méthodologie d'audit des fournisseurs, en construisant un référentiel d'audit qui englobe divers aspects, tels que les critères financiers de viabilité de l'entreprise, sa capacité à investir et à innover, la gestion des risques, les objectifs de RSE, d'inclusion des personnes en situation de handicap et de conformité aux normes d'accessibilité, ainsi que des critères relatifs à l'organisation, les processus de production (produits ou services), la qualité et les capacités de volumétrie nécessaire, afin d’évaluer des fournisseurs selon des critères formels et objectifs
• Coordonner l'équipe en charge de mener l'audit des fournisseurs, en utilisant le référentiel d’audit construit conjointement, en analysant objectivement les données recueillies, en tirant des conclusions précises, et en vérifiant la conformité des processus audités, tout en s'assurant que les critères d'évaluation sont appliqués de manière cohérente et impartiale, afin de valider les capacités du fournisseur à répondre aux attentes, notamment aux spécifications techniques, aux besoins en volume et au respect des normes réglementaires et obligations sociétales
• Formuler un avis (go / no go) et/ou des préconisations d’améliorations à partir de l’analyse de l’audit des fournisseurs, en examinant les résultats obtenus, en identifiant les points forts et les faiblesses du fournisseur, en tenant compte des critères de qualité, de performance et de conformité aux exigences RSE, en échangeant avec les parties prenantes pour obtenir des informations complémentaires, et en rédigeant un rapport détaillé, afin de qualifier le fournisseur et/ou lui faire part de pistes d’amélioration concrètes et mesurables
• Préparer la négociation d’achat en mettant au point une grille spécifique, en coordonnant les efforts de l'équipe, en identifiant des objectifs clairs, le dernier recours, le rapport de force et les éléments échangeables avec leurs seuils, et en maximisant les résultats, afin de cibler au plus juste les attentes et améliorer la probabilité de réussite de la négociation
• Mener l'entretien de négociation d’achat, en intégrant les éléments préparatoires, en suivant le déroulé prévu, en utilisant des techniques de communication assertive, en s'adaptant aux réactions et aux objections de la partie adverse, en maintenant une attitude ouverte et collaborative, en réévaluant constamment les objectifs en fonction des progrès de la discussion, et en adaptant les stratégies pour optimiser les conditions contractuelles, afin d'atteindre les objectifs définis
• Suivre les résultats obtenus en documentant les termes de l'accord, en s’assurant de l'approbation de toutes les parties, et en mettant en place un suivi postnégociation afin d'acter le résultat et garantir le respect des conditions contractuelles
• Identifier les risques juridiques spécifiques liés à la relation fournisseur / acheteur, en se basant sur la connaissance du droit des contrats, pour formaliser et sécuriser les relations commerciales
• Rédiger le contrat d’achat dans le respect de la réglementation en vigueur, en intégrant le principe d’équilibre dans les clauses contractuelles (ex. délais de paiement), de réciprocité et transparence, pour protéger son organisation
• Désigner l'équipe chargée du déploiement des contrats d'achat, en identifiant les tâches cruciales influant sur le délai global, en utilisant des outils de gestion de projet, ce qui implique la définition du chemin critique, l'identification des étapes clés, des acteurs impliqués et des ressources nécessaires, en s'assurant que toutes les tâches sont correctement assignées et exécutées, pour garantir l'atteinte des objectifs contractuels fixés
• Mettre en place un suivi opérationnel des contrats d’achat, en surveillant de manière continue les performances par rapport aux délais et aux objectifs définis, en incluant des indicateurs de suivi de l'accessibilité et de l'inclusion pour les produits/services achetés, en prenant en compte les besoins des personnes présentant un handicap, pour assurer la conformité aux engagements contractuels
• Concevoir et mettre en œuvre des procédures pour traiter les dysfonctionnements liés aux fournisseurs, en exploitant des outils de qualité appropriés, et en tenant compte des contextes opérationnels et des impératifs de production, afin de caractériser les anomalies et identifier des solutions fonctionnelles
• Suivre l’application par l’équipe qualité et les parties prenantes du plan d’actions correctif des dysfonctionnements liés aux fournisseurs, en évaluant ses retombées, pour résoudre les dysfonctionnements et mettre en œuvre les points d’amélioration détectés le plus rapidement possible
• Déterminer un schéma de gestion d'approvisionnement et de gestion des flux adapté à chaque typologie d'achat, en intégrant la décarbonation et les principes d’éco-responsabilité, en implémentant les résultats d’une réflexion sur la blockchain, pour cartographier les flux (financiers, physiques et d’information) par typologie d’achat
• Evaluer chaque circuit d’approvisionnement, en calculant les coûts associés pour chacun et en quantifiant les risques d’approvisionnement par typologie d’achat, tout en intégrant les impacts écologiques et sociaux, dans le but de satisfaire les business partners
• Concevoir un tableau de bord et le reporting associé, en intégrant les objectifs à atteindre par segment d’achat, pour mesurer et améliorer la performance de l'organisation des achats et ses impacts sur l’environnement
• Définir les KPI, les indicateurs et mesures les plus appropriées en lien avec le contrat d’achat, en expliquant les résultats obtenus dans le cadre d’un reporting achat, pour avoir une vision actualisée du niveau de performance du contrat d'achat
• Piloter la relation fournisseur en fonction du niveau de relation (supplier relationship management - SRM) et en animant des revues de performance fournisseur, en présentant les résultats de performance par type d’achat et en s’adaptant aux interlocuteurs dans une démarche inclusive (diverses situations de handicap) pour maintenir et/ou améliorer les prestations des fournisseurs
• Identifier des axes d’amélioration visant la relation fournisseur, en développant les compétences internes (expertise technique, expertise marché…), en partageant le réseau et les informations du marché, afin de pérenniser la relation fournisseur et l’accompagner dans son développement mutuellement bénéfique
• Recenser les besoins de l’organisation par rapport à la consommation / production, selon les différents types de stocks, en s’appuyant sur des modèles statistiques, afin de déterminer la juste quantité à approvisionner et de garder une bonne gestion des commandes
• Définir une méthode de gestion de stock la plus adaptée, selon la vision stratégique et le secteur d’activité (ex. le point de commande, l’analyse ABC, la quantité économique à commander (QEC), etc.), afin d’assurer un taux de disponibilité suffisant des produits, avec un coût de stockage acceptable, pour éviter les ruptures de stock et réduire les risques de surstockage
• Déterminer les niveaux de stock permettant de faire face à la demande des prescripteurs et aux aléas, tout en gardant un dimensionnement raisonnable, afin de limiter les coûts de stockage et de possession, d’éviter le stock mort ou stock dormant et d’optimiser les flux de trésorerie
• Surveiller le circuit d'approvisionnement dans son intégralité, selon les différentes étapes (passage de la commande, confirmation, réception, paiement), en assurant une coordination fluide entre les différents départements, en utilisant des outils de gestion intégrés, pour superviser les commandes en temps réel, anticiper les éventuels retards ou erreurs et les corriger immédiatement, afin d’identifier des optimisations tout au long de la chaine de valeur
• Superviser la réception des marchandises et le processus de paiement, en mettant en place des contrôles stricts à la réception pour vérifier la conformité des produits, en utilisant des systèmes automatisés pour traiter les paiements de manière rapide et sécurisée, en cherchant constamment des moyens d'améliorer les processus, afin de réduire les coûts et les délais
• Analyser le contexte de la commande publique au travers des textes de lois en vigueur, en identifiant les outils à disposition qui favorisent le développement durable et l'innovation, en tant que leviers stratégiques de la performance, afin de déterminer la procédure et les documents associés à adopter
• Choisir la stratégie d’achats publics, en définissant l’organisation des consultations selon le cadre législatif, en intégrant des considérations environnementales, sociales et économiques, et les obligations de déclaration des données, afin d’assurer une continuité de service et de prioriser les marchés à forts enjeux
• Préparer le dossier administratif d’achat public responsable, en intégrant les éléments légaux, ainsi que des éléments visant des solutions innovantes et à visées environnementales, sociales ou économiques, veillant à l’exigence de transparence et d’ouverture des données de la commande publique, pour réaliser une consultation en phase avec la règlementation et permettant d’utiliser les leviers de création de valeurs d’achats
• Attribuer le marché à la suite de l’analyse des offres et éventuelles auditions des fournisseurs, selon les documents de consultation propres aux achats publics, en conformité avec le cadre juridique et en évitant les risques de recours des fournisseurs non retenus pour sélectionner la ou les meilleures offres pour l’organisation
• Piloter et suivre le marché, en respectant la règle de non-modification substantielle du marché, en veillant à la conformité avec les spécifications contractuelles, en surveillant régulièrement les performances des fournisseurs, et en communiquant fréquemment avec les parties prenantes, pour anticiper et résoudre les éventuels problèmes et pour s’assurer que les obligations prises de part et d’autre sont respectées
• Engager dans la formalisation des relations commerciales les exigences contractuelles internationales et les directives des institutions internationales, en prenant en compte les implications légales et réglementaires des accords internationaux, y compris les lois sur les importations /exportations, les taxes, et les accords commerciaux régionaux ou bilatéraux, afin de faciliter une contractualisation appropriée avec les fournisseurs internationaux
• Incorporer les spécificités liées aux importations et douanes avec les différents pays dans le schéma d’approvisionnement, en prenant en compte les droits de douane, les taxes import / export, les quotas, tout en veillant aux exigences liées à l'espèce (le classement de produit dans la nomenclature douanière), l'origine (ou la destination) et la valeur de la marchandise, afin d’établir un circuit sécurisé des marchandises
• Analyser l’environnement international et géopolitique en décryptant les grandes dynamiques économiques, politiques et sociologiques pour rédiger une note d’opportunité mettant en exergue les risques achats et les éventuelles opportunités
• Coordonner la relation fournisseur, en respectant les usages en vigueur de chaque interlocuteur, en utilisant des techniques de communication adaptées au contexte culturel et réglementaire des business partners internationaux (y compris les spécificités pour la prise en compte du handicap dans chaque pays), en faisant appel à des interprètes ou des traducteurs (hors anglais) si nécessaire, afin de de prévenir les incompréhensions linguistiques potentielles