Secrétaire médical

Le secrétaire médical veille au bon fonctionnement d’une structure de santé (cabinet médical, service hospitalier…). Il est l’interface entre le médecin et le patient. Il doit avoir un grand sens de l’organisation, d’écoute, de discrétion et acquérir une bonne connaissance du milieu médical, des compétences dans les domaines de secrétariat et d’administration et maitriser des outils techniques spécifiques. Au coeur d’une l’équipe médicale, ou médico-sociale, le secrétaire médical assiste le médecin dans son quotidien. Ses activités sont multiples et peuvent être répertoriées dans deux domaines de compétences : le secrétariat (accueil, rendez-vous, courriers) et l’administratif (gestion des dossiers, classement et archivage, démarches administratives).

Activités visées :

• Accueil et prise en charge du patient
• Gestion administrative du cabinet
• Gestion du dossier du patient
   

Accueil et prise en charge du patient

• Répondre aux appels téléphoniques afin de prendre les rendez-vous en gérant les priorités et en distinguant les urgences
• Questionner le patient afin de comprendre sa situation et récolter les informations administratives dans le respect des règles liées à l’identitovigilance et à la confidentialité des données
• Accueillir le patient (et la famille), l’orienter en salle d’attente et l’introduire auprès du médecin en transmettant une image positive et professionnelle
• Favoriser l’expression du patient pour évaluer la qualité de sa prise en charge au regard de ses attentes et des contraintes
• Enregistrer administrativement un patient afin de l’admettre dans un service de soins pour un parcours de soins
• Évaluer avec précision l’importance des informations en choisissant un vocabulaire adéquat afin de répondre aux demandes du patient
• Renseigner et conseiller le patient sur les étapes de la prise en charge en se montrant compréhensif face aux inquiétudes de chacun afin de rassurer le patient et éventuellement faire face à des situations difficiles
• Dispenser des informations précises au patient sur les conditions de prise en charge des soins par les organismes d'assurance maladie et s'occuper des feuilles de soins (carte vitale)
• Comprendre le fonctionnement du patient (personnes impatientes, inquiètes…) et décrypter son comportement afin de traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
• Comprendre les mécanismes mis en jeu dans les manifestations de violence et d'agressivité afin de savoir les maîtriser et les gérer au quotidien
• S’approprier les pratiques justes de la confidentialité, du secret professionnel et du secret partagé en comprenant les risques associés à l’utilisation des nouvelles technologies et ses impacts sur la transmission d’information

Gestion administrative du cabinet

• Gérer le planning et le calendrier des rendez-vous de consultation de médecin afin de privilégier le temps réservé au patient
• Gérer l’organisation des déplacements du médecin lorsque celui-ci consulte en dehors de son cabinet (visites à domicile par exemple)
• Réceptionner le courrier et le trier afin de le distribuer
• Prendre en note et rédiger le courrier afin de restituer, de manière formalisée, fiable et/ou synthétique les informations recueillies
• Classer les différents types de courrier à l’arrivée et au départ et diffuser les écrits médicaux en interne et/ou en externe dans le respect des normes applicables en milieu professionnel (environnement médical et institutionnel)
• Traiter efficacement les e-mails réceptionnés : classer, organiser, éliminer, prioriser les réponses en intégrant des règles de bonne pratique en émission et en réception
• Gérer et coordonner les programmations liées à la prise en charge médicale du patient : consultation, examens, etc.
• Assurer l’identitovigilance pour fiabiliser l'identification du patient afin de sécuriser ses données de santé, à toutes les étapes de sa prise en charge
• Tenir un cahier de compte journalier afin d’organiser la comptabilité journalière d’un cabinet médical
• Encaisser le paiement des consultations en effectuant la déclaration auprès des organismes de sécurité sociale et des mutuelles et en conseillant le patient dans ses démarches administratives (remplissage de formulaires…)
• Contrôler et analyser régulièrement le stock de médicaments, fournitures et de matériel médical du cabinet afin de l’approvisionner régulièrement pour éviter les ruptures

Gestion du dossier du patient

• Tenir à jour le dossier patient en saisissant et vérifiant les informations administratives et de santé concernant le patient
• Gérer le dossier médical du patient sous forme matérialisée et dématérialisée dans le respect des bonnes pratiques professionnelles et des droits des patients
• Préparer les comptes-rendus de consultations, d’examens ou d’interventions chirurgicales en faisant preuve de rigueur dans son travail afin d’éviter toute erreur dans un compte-rendu médical ou un mauvais classement pouvant entrainer de lourdes conséquences pour un patient
• Transmettre les informations médicales à d’autres professionnels de santé afin de d’assurer la continuité des soins ou de permettre la meilleure prise en charge sanitaire possible en informant le patient de ces échanges
• Assurer le parcours de soins coordonné du patient en coordonnant l’intervention des professionnels internes ou externes (médecins, personnels soignants et paramédicaux, cadres administratifs, partenaires, du secteur sanitaire, …), en assurant la liaison auprès du patient
• Optimiser le classement et l’archivage des documents en choisissant une méthode de classement pertinente en fonction de l’information à traiter
• Réaliser un suivi du classement en utilisant les outils bureautiques tout en prenant en compte : les durées légales de conservation à respecter, la traçabilité, la conservation et la communication des documents archivés, la conduite efficace des systèmes et procédures d’archivage
• Veiller à l’actualisation des connaissances en lien avec l’évolution du système de santé ou des mesures relatives aux prestations et aides sociales